Jak pracować, by nie zwariować?

Kiedy młody Brian Tracy pracował, zmywając naczynia, kopiąc studnie, czy kosząc siano, nawet nie śmiał myśleć, że za paręnaście lat, zacznie piąć się po szczeblach kariery handlowca, by stać się wkrótce potem guru tych, w których zawodzie, umiejętna organizacja pracy jest kompetencją kluczową.
Nie sztuką jest, by pracować ciężko, poświęcając swoje życie rodzinne. Nie jest nią też nieustanna gonitwa za wskazówkami zegara, odliczającymi czas od weekendu do weekendu. Sztuką jest, by pracować mądrze, zachowując równowagę między pracą, a domem.

Po pierwsze miej plan
Zamiast tuż przed godziną 16:00 niecierpliwie wiercić się na krześle, warto wyciągnąć z drukarki jedną czystą kartkę i zanotować na niej zadania do wykonania w dniu następnym..
Na sporządzenie takiego planu wystarczy portalnews.pl ok 10-15 min. Nad każdym zadaniem warto się zastanowić, jak jest ono ważne i pilne, bo wbrew pozorom masa aktywności w ciągu dnia to zajęcia niepotrzebne, nad którymi zbytecznie się pochylamy.
Każdej z wypisanych czynności powinien zostać przypisany priorytet. Czynności kluczowe dla jakości pracy i oceniane przez przełożonych, zyskują oznaczanie “1”, kolejne, które wpływają na te pierwsze “2”, “3” i “4”. Jeśli wśród czynności są dwie równie istotne np. musisz potwierdzić zamówienie u kluczowego klienta oraz wysłać innemu listę produktów, którymi jest zainteresowany, oznacz je “1-A”, oraz “1-B”. Telefon zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż wysłanie oferty, dlatego wykonać go należy w pierwszej kolejności.
Poza przejrzystością planu pracy, dzięki tzw. “checklist” zyskujemy strażnika czasu, który nie pozwala wykonywać czynności, nie mających przełożenia na efekty pracy jak np. sprawdzanie facebooka, czy niekończące się rozmowy przy kawie.

Po drugie ustal bloki zadań
W ciągu pracy wiele wykonywanych zadań, jest do siebie bliźniaczo podobnych. Telefon do kilku klientów, umówienie szefa na spotkanie, zamówienie cateringu, można wrzucić do jednego worka pod tytułem “Telefony” i wpisać czas jaki chcemy temu zadaniu poświęcić do kalendarza.
Kolejną grupą może być “Odpisywania na e-maile”. Po napisaniu wszystkich zaplanowanych na ten dzień wiadomości i odpisaniu na te, które do nas dotarły, można śmiało zamknąć skrzynkę mailową i otworzyć ją ponownie dopiero, za parę godzin. Dobrym rozwiązaniem jest sprawdzenie poczty rano, tuż po przyjściu do pracy, w środku dnia i tuż przed wyjściem do domu.
Jeśli specyfika pracy pozwala na utworzenie bloków: “Spotkania”, “Pisanie artykułów” czy “Zakupy” to również należy umieścić je na liście.
Aby rozróżnić poszczególne bloki, niezastąpione będą kolorowe zakreślacze, czy samoprzylepne karteczki.

Po trzecie, załóż słuchawki na uszy
Ważne, by podczas wykonywania określonej grupy zadań, nie rozpraszać się innymi czynnościami.
Jeśli masz to szczęście, że nie dzielisz biurka, czy pokoju z innymi pracownikami, to jedynymi rozpraszaczami będą dla ciebie internet i prywatny telefon komórkowy.
Mało jednak kto, ma taki komfort pracy, dlatego też jeśli hałas wokół co chwile wybija cię z rytmu pracy, zwyczajnie załóż na uszy słuchawki z przyjemna muzyką, by żaden czynnik nie mógł sobie rościć prawa do twojej uwgai.
Jak ognia należy unikać “”podrzucanych małp”, czyli wg Ken Blanchard obowiązków należących do innych pracowników, którzy, nie potrafią zarządzać swoją pracą i jako remedium na swoje kłopoty wybrali mało asertywnego kolegę z pracy.

Po czwarte zakoleguj się z Pareto i Parkinsonem
Pareto stworzył matematyczną zasadę dobrobytu, w myśl której 80% bogactwa wytwarza 20% ludzi. Zasada ta została przejęta także przez nauki społeczne, bo jak okazuje się 80% efektów pracy, wynika z 20% działań. Pracować należy więc mądrze, a nie ciężko. Odszukanie tych kluczowych 20% naszych działań wydaje się być szalenie istotne dla komfortu i jakości pracy.
Parkinson zauważył, że pracujemy tak długo ile mamy czasu. Co to oznacza? Jeśli mamy zbyt dużo czasu na zadanie, zaczniemy wykonywać wolniej, zastanawiając się nad drobnostkami, które nie mają znaczenia, prawdopodobnie wyszukamy komplikacje itp. itd. Mała ilość czasu na wykonanie zadania, sprawia, że skupiamy się na nim całkowicie i działamy efektywniej.

Po piąte oczekuj niespodziewanego
Nie ma pracy, w której możliwe byłoby zaplanowanie 100% dnia, bez uwzględnienia sytuacji nagłych. Mogą pojawić nowe bardzo pilne i ważne zadania, mogą popsuć się telefony, albo zwyczajnie nie będzie prądu w biurze.
Z tego też względu, planować należy 60% czasu, a pozostałe 40% zostawić na nagłe sytuacje. Jeśli ne wydarzy się nic niespodziewanego, można śmiało rozpocząć planowanie na dzień następny oraz wykonać część z tych zadań.

Być może łatwiejszym sposobem jest pozostanie w swojej strefie komfortu i nie dokonywanie żadnych zmian w stylu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że mimo początkowych trudności w wykształcaniu w sobie umiejętności planowania, efekty będą warte zachodu.
Po zamknięciu drzwi biura, głowy nie zaprzątają myśli, jakie zaległości powstały i o co szef może mieć dnia następnego pretensje, lecz co można będzie robić z rodziną w czasie wolnym.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *